Archiv

Daten & Wissen

GoBD-konform und revisionssicher

Das Archiv nimmt alle Belege und Dokumente revisionssicher auf – ob hochgeladen, per FTP-Eingang, aus E-Mails oder automatisch aus Rechnungen, Verträgen, Fuhrpark, Immobilien und Office. Jede Datei wird mit einer SHA-256-Prüfsumme gesichert und ist danach unveränderlich. Aufbewahrungsfristen, Audit-Protokoll und GoBD-Export machen die Ablage prüfungsfest.

**Dateien:** Ordnerbaum, Schlagwörter, Vorschau und Download; neue Dateien aus dem FTP-Eingang werden gemeldet

**Aufbewahrung:** Fristen nach AO und HGB je Dokumenttyp, eigene Typen anlegbar

**Audit-Log:** jede Aktion mit Zeitpunkt, Benutzer, IP und Herkunft

Funktionen

Ordner und Kundenordner mit Kategorien, Schlagwörtern und Erstellungsdatum
Unveränderlichkeit: SHA-256-Prüfsumme je Datei, Verifikation des ganzen Archivs per Knopfdruck
Aufbewahrungsfristen je Dokumenttyp; Löschen erst nach Ablauf, Papierkorb
Zugriffsrechte je Datei: Rollen können gesperrt werden
GoBD-Export als ZIP mit Manifest und Verfahrensdokumentation
FTP-Eingang und Hochladen per Drag & Drop

Datenverbindungen

Belege aus Rechnungen, Verträgen, Fuhrpark, Immobilien und Office
E-Mails und Anhänge aus E-Mail und Tickets
Verknüpfung mit Adressen, Inventar und Terminen
Fälligkeiten werden zu Aufgaben

Automatisierungen

Automatisches Einsortieren nach Erkennungsregeln und Dokumenttyp
Festgeschriebene Rechnungen landen ohne Zutun im Kundenordner
Prüfsummen-Kontrolle mit Warnung bei Abweichungen
Lückenloses Audit-Protokoll aller Aktionen