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Automatisierung
Die Routine läuft. Du machst dein Handwerk.
In catdesk greifen die Module ineinander. Was an einer Stelle passiert, löst an der nächsten den richtigen Schritt aus – ohne Abtippen, ohne Weiterleiten, ohne dass du daran denken musst. Und alles bleibt nachvollziehbar.
E-Mail von Max Müller„Heizung macht Geräusche – können Sie vorbeikommen?“
Geprüft: kein SpamAbsender bekannt, keine verdächtigen Inhalte
Ticket #10025 angelegtKunde zugeordnet, Anhänge übernommen, Kategorie Wartung
Im Team sichtbarZuständiger Mitarbeiter sieht das neue Ticket sofort
Kommunikation
E-Mail wird zum Ticket
Wenneine Kundenanfrage in einem deiner Postfächer ankommt,
dannlegt catdesk ein Ticket an – mit Anhängen und dem passenden Kunden aus den Adressen.
Keine Anfrage geht mehr im Postfach verloren.
Antwort findet ihr Ticket
Wennder Kunde auf deine Nachricht antwortet,
dannlandet seine Antwort direkt im richtigen Ticket – ohne den alten Verlauf doppelt.
Der ganze Verlauf an einer Stelle.
Spam wird aussortiert
WennWerbung, Phishing oder Mails von gesperrten Absendern kommen,
dannsortiert der Spamschutz sie aus. Vertrauenswürdige Absender stehen auf der Whitelist.
Dein Team sieht nur, was zählt.
KI schreibt den Entwurf
Wenndu eine Mail oder ein Ticket beantworten willst,
dannschlägt der KI-Assistent passende Antworten vor – mit deiner Signatur.
Du prüfst, passt an und schickst ab.
Aus der Mail wird eine Aufgabe
Wennin einer E-Mail etwas zu erledigen ist,
dannmachst du daraus mit einem Klick eine Aufgabe – mit der Mail verknüpft.
Nichts bleibt im Posteingang liegen.
Anhänge direkt ins Archiv
Wenneine Rechnung oder ein Lieferschein per Mail kommt,
dannlegst du den Anhang mit einem Klick revisionssicher im Archiv ab.
Belege sind sicher, bevor sie untergehen.
Planung & Termine
Kunden buchen selbst
Wennein Kunde auf deiner Buchungsseite einen freien Termin wählt,
dannsteht der Termin im Kalender und der Kunde bekommt seine Bestätigung per E-Mail.
Kein Telefon-Pingpong mehr.
Erinnerung kommt rechtzeitig
Wennein Termin näher rückt,
dannerinnert dich catdesk – in dem Abstand, den du festlegst.
Kein Termin wird vergessen.
Fristen am Fahrzeug
WennHU/AU, Inspektion, Reifenwechsel oder UVV-Prüfung fällig werden,
dannmeldet der Fuhrpark sich rechtzeitig vorher.
Weniger Ausfälle, keine Bußgelder.
Außendienst & Fahrzeuge
Bericht geht sofort raus
Wennder Kunde vor Ort auf dem Handy unterschreibt,
dannentsteht der Bericht als PDF und geht mit einem Tipp per E-Mail an den Kunden.
Das Büro sieht alles im selben Moment.
Offline erfasst, später übertragen
Wennim Keller oder auf dem Land kein Netz ist,
dannspeichert die App alles im Gerät und überträgt es, sobald wieder Empfang da ist – ohne Doppelte.
Arbeiten ohne Funkloch-Frust.
Fahrten zeichnen sich auf
Wenndu mit der Fahrtenbuch-App losfährst,
dannerfasst sie die Fahrt auf Wunsch per GPS. Nach der Bearbeitungsfrist wird sie festgeschrieben.
Ein Fahrtenbuch, das dem Finanzamt standhält.
Lücken fallen auf
Wennzwischen zwei Fahrten Kilometer fehlen,
dannzeigt die Lückenprüfung das an – bevor der Monat abgeschlossen wird.
Fehler werden sofort sichtbar.
Zählerstände mit Plausibilität
Wennin der Immobilien-App ein Zählerstand eingegeben wird,
dannvergleicht catdesk ihn mit dem letzten Stand und warnt bei unplausiblen Werten.
Tippfehler landen nicht in der Abrechnung.
Kaufmännisch
Vom Bericht zur Rechnung
WennLeistungen und Material im Bericht erfasst sind,
dannübernimmst du sie in die Rechnung, statt sie abzutippen – Nummer und Steuer setzt catdesk.
Schneller abgerechnet, weniger Fehler.
Zahlen per QR-Code
Wenndie Rechnung erstellt wird,
dannbekommt sie einen Zahlungs-QR-Code – auf Wunsch auch als XRechnung für öffentliche Auftraggeber.
Kunden zahlen schneller und fehlerfrei.
Kontoauszug ordnet sich zu
Wenndu einen Kontoauszug einliest (CSV oder CAMT),
dannordnet catdesk die Zahlungen über IBAN, Name und Betrag zu – Doppelte werden erkannt.
Zahlungseingang in Minuten statt Stunden.
Dokumente & Sicherheit
Archiv schützt sich selbst
Wennein Beleg im Archiv abgelegt wird,
dannbekommt er eine Prüfsumme und Schreibschutz und landet nach Datum sortiert im richtigen Ordner.
GoBD-konform, ohne dass du dich darum kümmerst.
Automatische Einsortierung
Wenndu einen Stapel Dokumente hochlädst,
dannerkennt catdesk die Belegart und schlägt den passenden Ordner vor – du bestätigst nur noch.
Ablage in einem Rutsch.
Login-Schutz
Wennjemand wiederholt mit falschem Passwort versucht, sich anzumelden,
dannsperrt catdesk das Konto, setzt die IP auf die Sperrliste und informiert dich.
Angriffe laufen ins Leere.
Ein Tag mit catdesk
So fühlt sich ein Arbeitstag an, wenn die Routine von selbst läuft
Ein ganz normaler Tag in einem Heizungsbaubetrieb – und an wie vielen Stellen catdesk still im Hintergrund mitarbeitet.
- Anfrage über NachtDrei neue Mails – zwei sind Kundenanfragen, eine ist Spam.2 Tickets angelegt, Spam aussortiert
- Kurze PlanungTickets werden Kollegen zugewiesen, Termine stehen im Kalender und im Einsatzplaner.
- Einsatz beim KundenLeistungen, Material und Fotos in der App – Unterschrift auf dem Handy.PDF an den Kunden, Büro sieht alles sofort
- Unterwegs zum nächsten KundenDie Fahrt läuft im Fahrtenbuch mit.Fahrt per GPS erfasst
- Rechnung schreibenPositionen aus dem Bericht übernehmen, Rechnung per E-Mail raus.Rechnung mit QR-Code im Archiv
- FeierabendKein Stapel Zettel auf dem Schreibtisch. Morgen früh erinnert catdesk an die HU des Transporters.
Welche Routine soll catdesk dir abnehmen?
Erzähl uns, wo bei dir die meiste Zeit verloren geht – wir zeigen dir, welche Abläufe catdesk automatisieren kann.